主催者になってみよう!フリーエンジニアオフ会を開催するには?

Category

フリーエンジニアがオフ会を開催するには?

フリーエンジニアがオフ会を開催するには?

フリーエンジニアの交流の場であるオフ会に参加したことのある人も多いと思います。しかし開催するとなるとどうすればいいのか、何からすればいいのか戸惑いますよね。有益で刺激的な場であるオフ会を開催する手順をご紹介します。


決めるべきこと

まず決めなくてはいけないのは「どのような会にするか」ということです。会の目的や方針がはっきりしていないと、対象者や会の内容が決まりません。交流をメインにするのか知的情報の共有がメインなのかでオフ会の方向性は大きく異なってきます。参加者を想定し、どのような会にするのかを決定してください。それが決まったら日時と場所を考えます。交流会の場合はカジュアルで飲食のできる場が好ましいですが、勉強会の場合は落ち着いて話を聞けるような場所が必要です。場合によっては無線LANの環境が必要になるかもしれません。会の方針に合った雰囲気の開催場所を選びましょう。そして参加者が参加しやすいような日時・場所を選ぶことが重要です。せっかく良い場所を押さえられたとしても参加者が集まらなければ会は成立しません。なるべく参加しやすいような日時で参加しやすいような料金で最適な場所を選びましょう。これらを決めるにあたって協力者がいてくれると大変さはかなり違います。さらに勉強会のときには講師やデモンストレーターとして登壇してくれるような協力者が必要です。開催者と同じく負担がかかるので感謝の気持ちを忘れないようにしてください。

告知、開催

オフ会の段取りが決まったら、次はいよいよ告知です。オフ会を支援するサイトもあるので上手に利用して行ってください。その際に気を付けるのは参加登録が簡単であること、後日参加者に連絡が取れること、懇親会の有無を決めることです。これらをクリアしたら、目的や対象者、日時、場所、開催者、参加金額など開催情報が正しいこと、日程に余裕があることを確認して告知してください。参加金額については少し余裕ができるよう通達しておくと、突然のキャンセルが出ても損失が出ることはありません。当日になると、やるべきことが次々に発生するものです。つり銭や当日のスタッフの役割分担など事前に準備できるものはあらかじめ準備しておいた方がいいと思います。必要に応じてアンケートを用意してもいいかもしれません。当日紙に書いてもらい回収したりオンラインでフォーム記入してもらったりすることで、会の感想や反省点を知るいい機会になります。ぜひ次回への糧にしてください。開催者はするべきことが多く大変ではありますが、自分がやりたいと思うことが実現できる機会でもあります。ただ参加するだけのときとは違った経験や交流ができるので、オフ会に参加するようになったら開催することも視野に入れてみてください。

※2018/04/24 追記

スタッフとの日程調整で役立つツール

オフ会を開くには、参加者を募るためにも参加しやすい日時を決めることが重要だと書きましたが、日程調整が必要なのはオフ会の開催日だけではありません。オフ会を準備するスタッフとの日程調整も重要になります。オフ会を開催するためにはスタッフ同士で会って話し合わなければならないこともあるからです。スタッフが少人数なら日程調整もそこまで大変ではないかも知れませんが、オフ会を滞りなく進めるためにはある程度の人数が必要になります。そうなってくると日程調整に少し手間が掛かり、面倒だと感じる人もいるでしょう。そこでそんな時に役立つツールがないか探してみました。そうして見つけたのが「調整さん」です。調整さんは日程調整に特化しており、人数に関係なく簡単に利用できます。出欠表ページの作成時間はおよそ30秒。30秒で出欠表ページを作ったら後はそのURLを送るだけというシンプルさが魅力です。スマホやPCなど対応機種も幅広く、スタッフの機種を気にする必要がありません。またユーザー登録やログインも必要ないため、そういった面倒がないというところも魅力です。このようなツールを利用し、上手に手間を省きながらオフ会を開催しましょう。

調整さんはURLをメンバーに送るだけで、イベントの出欠確認や日程調整ができる出欠表ツールです。

https://chouseisan.com/